Pelayananpublik.id– Salahsatu dokumen penting saat menjalankan usaha atau bisnis adalah invoice. Invoice merupakan hal yang umum terdengar dalam konteks transaksi keuangan.
Sehingga dalam akuntansi, invoice juga berperan penting terutama sebagai bukti merekam barang atau jasa apa saja yang telah dibeli pelanggan. Bahkan ke depannya, invoice bisa menjadi acuan untuk menghitung laba rugi perusahaan.
Sebelum membahas lebih lanjut, mari simak pengertian invoice berikut ini.
Pengertian Invoice
Menurut keterangan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.
Dengan kata lain, invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai alat tagihan antara penjual kepada pembeli.
Dalam invoice akan tertera waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran.
Secara bahasa, faktur atau invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan penjual ke pembeli.
Pada umumnya invoice dibuat saat pembeli menyelesaikan pemesanan dan penjual mengirimkan pesanan tersebut.
Biasanya invoice cetak dibuat rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat.
Isi Invoice
Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice sangat erat kegunaannya dengan arus laporan keuangan perusahaan. Jadi komponennya sedikit lebih rumit. Adapun beberapa komponen dan isi invoice adalah sebagai berikut .
– Tanggal terbit invoice
– Nomor invoice
– Nama dan alamat dua pihak terlibat
– Rincian barang atau jasa yang jadi objek transaksi, termasuk jumlah, harga satuan, dan total yang dibayarkan
– Diskon (jika ada)
– Pajak
– Tanggal jatuh tempo pembayaran
– Syarat dan ketentuan pembayaran (opsional)
– Sistem pembayaran yang dipilih seperti tunai, kredit, atau menggunakan debit card
Beda Invoice dan Nota
Dalam transaksi keuangan, ada banyak dokumen yang biasa dijadikan bukti misalnya kwitansi, nota dan invoice
Dari ketiganya, nota dan invoice dianggap sama oleh masyarakat, padahal keduanya berbeda.
Nota merupakan tanda jual beli secara kontan, sedangkan invoice artinya rekam bayar dari pemesanan barang yang telah terlebih dahulu dilakukan.
Selain itu, nota bisa diterbitkan oleh siapa saja. Dalam arti lain, bisnis perorangan atau badan usaha tidak kena pajak bisa memanfaatkan nota sebagai tanda terima uang. Sedangkan invoice adalah dokumen yang biasanya hanya digunakan perusahaan besar kena pajak.
Fungsi Invoice
– Memuat perincian pembelian dan termin pembayaran yang digunakan untuk menagih konsumen agar segera melakukan pembayaran.
– Sebagai rujukan yang sah bila ada kasus ketidaksesuaian dalam pembayaran tagihan atau pengiriman barang.
– Sebahai alat untuk memudahkan para pebisnis dalam memantau perkembangan bisnis yang sedang dirintis.
– Mempermudah pembuatan pembukuan keuangan. Melalui pembukuan keuangan, Anda pun dapat memantau bagaimana perkembangan bisnis setiap waktu.
– Sebagai acuan yang sah apabila ingin menjual kembali barang yang dibeli kepada pihak lain.
Jenis Invoice
1. Invoice biasa, yakni yang biasa ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat mengenai perincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
2. Invoice konsuler, yakni faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, bila Anda melakukan aktivitas ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
3. Invoice proforma, yakni invoice yang digunakan dalam transaksi jual beli barang bertahap. Dalam hal ini, penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
Cara Membuat Invoice
– Menyisipkan logo dan nama perusahaan pada kop invoice
– Beri baris untuk menulis identitas penjual dan pembeli
– Buat tabel berisi nomor, nama produk, deskripsi, jumlah, satuan, harga (satuan), diskon, dan jumlah harga
– Sisipkan baris PPN dan total bayar
– Beri baris untuk catatan tambahan di bawah tabel jika diperlukan
– Jangan lupa beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama terang klien sebagai bukti sah invoice.
Demikian ulasan mengenai pengertian invoice, apa isinya, fungsi, jenis hingga cara membuatnya. Semoga bermanfaat. (*)