Pelayananpublik.id – Merasa sudah tidak nyaman dengan pekerjaan, lingkungan, rekan ataupun ketika kamu merasa bahwa kamu tidak bisa bekerja di sana lagi adalah hal yang wajar. Hal itu harus kamu komunikasikan dengan baik kepada pimpinan tempat kamu bekerja, agar kamu tetap memiliki citra baik di perusahaan tersebut.
Salah satu cara mengkomunikasikan niat pengundurran diri kamu adalah dengan membuat surat pengunduran diri atau resign (bahasa inggris).
Dalam surat pengunduran diri, kamu tetap harus menggunakan bahasa yang baik dan sesuai dengan target yang kamu tuju.
Tentu bahasa dari surat pengunduran diri yang kamu tujukan bagi pemilik perusahaan akan berbeda dengan bahasa surat pengunduran diri yang kamu tujukan untuk instansi pendidikan.
Biasanya, surat pengunduran diri karyawan dibuat dengan formal dan dicetak pada selembar kertas lalu diberikan kepada pimpinan/atasan. Hal itu berfungsi sebagai pemberitahuan secara formal dan sopan bahwa kamu ingin berhenti kerja.
Lantas bagaimana cara membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar?
Yuk, simak uraian berikut!
Sebelumnya, kamu harus terlebih dahulu mengetahui apa saja komponen utama yang wajib ada di dalam surat pengunduran diri.
Komponen tersebut antara lain, tujuan surat, nama pengirim yang disertai dengan data identitas singkat (seperti usia, lama bekerja ataupun jabatan terakhir) dan yang paling penting adalah alasan kamu mengundurkan diri.
Selain kamu harus mengemukakan alasan yang jujur, kamu juga harus pandai mengemas alasan tersebut agar terlihat sopan dan tidak menjelekan satu pihak.
Adapun komponen utama yang harus kamu perhatikan dalam pembuatan surat pengunduran diri adalah sebagai berikut:
- Tuliskan nama pimpinan yang dituju dengan menggunakan awalan “Kepada Yth” atau “Yth”
- Tuliskan nama lengkap, identitas singkat, jabatan dan lama kerja
- Jelaskan alasan kamu mengundurkan diri secara sopan, sikat dan jelas. Misalnya, karena kamu pindah rumah, sakit, merawat anak dan sebagainya. Namun, jika alasan pengunduran diri kamu dikarenakan lingkungan kantor yang kurang nyaman, seperti selisih paham dengan rekan kerja, gaji yang terlalu sedikit ataupun tuntutan kerja yang terlalu banyak, ada baiknya jika kamu tidak menuliskannya.
- Ucapkan terimakasih, yang kamu tujukan untuk atasan dan seluruh rekan kerja. Juga harapan dan doa kamu untuk perusaan tersebut.
Kamu boleh membuat surat pengunduran diri dengan diketik rapih, namun akan lebih sopan jika kamu menuliskan surat tersebut dengan tulisan tangan. Bahasa yang kamu gunakan adalah bahasa Indonesia yang benar atau bahasa formal.
Format surat pengunduran diri sebenarnya sama saja dengan surat resmi pada umumnya, berikut bagian-bagiannya :
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nama pimpinan/HRD dan alamat lengkap tempat kerja
- Isi surat
- Tanda tangan (bila perlu di atas materai)
Kerangka surat pengunduran diri :
Tempat, tanggal bulan tahun
Kepada Yth.
Pimpinan tujuan surat pengunduran diri (HRD, Kepala departemen, Supervisor dan sebagainya)
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan (di Tempat)
Kodepos (Jika ada)
Dengan hormat,
Pada paragraf pertama, kamu bisa mengatakan niat bahwa kamu akan mengundurkan diri. Secara singkat dan jelaskan alasan kamu mengundurkan diri. Kamu bisa memulai surat pengunduran diri dengan ‘Saya menulis untuk memberi tahu Anda’. (Jangan ragu untuk menggunakan kata-kata kamu sendiri, selama masih bersifat sopan dan professional)
Kamu bisa menutup paragraf pertama dengan kalimat ‘sayangnya, ini berarti bahwa saya tidak bisa melanjutkan pekerjaan saya …’ kalimat ini akan memberi surat pengunduran dengan sentuhan yang baik dan terlihat professional.
- Jika kamu berkenan dan alasan pengunduran diri karena mendapatkan pekerjaan baru,, kamu bisa menyatakan jika kamu telah ditawari pekerjaan baru atau promosi di perusahaan lain dan memberikan penjelasan singkat mengapa kamu menerimanya.‘Kesempatan ini akan melanjutkan karir saya’ adalah alasan yang bagus dan berkompeten.
Pada paragraf kedua, klarifikasi tanggal hari terakhir kamu bekerja. Hal ini akan akan memberikan waktu bagi atasan atau perusahaan untuk segera mencari pengganti. Sebaiknya berikan kontak kamu, sehingga atasan bisa menghubungi kamu untuk pertanyaan seputar proyek yang pernah atau sedang kamu kerjakan
- Jika kamu memiliki waktu dan memungkinkan untuk berkomunikasi langsung dengan atasa, tidak ada salahnya jika kamu bertatap muka langsung dengan atasan dan memberikan penjelasan mengenai pengunduran diri kamu.
Sopan sekali jika kamu menutup surat dengan ‘Saya menyesal atas ketidaknyamanan yang mungkin saya timbulkan’ dan memberikan pernyataan singkat yang positif tentang waktu dan pengalaman yang kamu rasakan di perusahaan tersebut.
- Kamu bisa menambahkan pengalaman berharga yang pernah kamu dapatkan di perusahaan. Hanya saja hal ini tidak wajib kamu lakukan, kamu bisa menuliskannya jika kamu berkenan.
Terakhir, berterima kasih kepada atasan kamu atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikannya selama kamu di perusahaan.
- Bersikap sopan dan menunjukkan penghargaan atas kesempatan yang telah kamu rasakan akan meninggalkan kesan yang baik pada atasan.
Hormat saya,
Tanda tangan
(Nama lengkap)
Adapun tips dalam menulis surat pengunduran diri yang beretika adalah sebagai berikut:
- Tulislah surat pengunduran diri secara ringan dan padat.
- Hindari menuliskan kesan buruk mengenai perusahaan
- Beikan alasan yang kuat dan jelas
- Kamu juga bisa menyertakan landasan hukum yang mendasari kamu mengundurkan diri. Hal tersebut bisa kamu ambil dari peraturan perusahaan ataupun kontrak kerja
- Ucapkan terimakasih kepada pimpinan, rekan kerja dan perusahaan yang telah menerima kamu bekerja dan memberikan kamu pengalaman baik selama ini
- Jika kamu mau, kamu bisa memberikan kenang-kenangan yang berkesan untuk atasan ataupun rekan kerja yang selama ini banyak membantu mu, agar kamu tetap diingat oleh mereka dan tetap terjalin silaturahmi yang baik.
Nah, untuk semakin meningkatkan pemahaman kamu mengenai cara penulisan surat pengunduran diri, kamu bisa melihat contoh berikut.
- Surat Pengunduran Diri ke Supervisor/Kepala Bagian
Madura, 28 Juni 2020
Kepada Yth.
Kepala Departemen Quality Control
Bona Mandiri
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Wulandari Permana
Tempat, tgl. lahir : Pamekasan, 29 April 1990
No. Pegawai : D1634
Bekerja sejak : 2016
Bermaksud mengajukan pengunduran diri dari jabatan saya sebagai Staf Maintenance departemen Quality Control PT. Bona Mandiri. Adapun alasan saya mengundurkan diri adalah karena mutasi kerja suami dan mengharuskan pindah rumah. Saya sangat berterimakasih kepada Ibu Kepala Departemen Quality Control, Ibu Dewinta Anggita beserta seluruh rekan departemen.
Saya mohon maaf apabila selama bertugas saya melakukan kesalahan-kesalahan yang disengaja maupun tidak. Semoga departemen Quality Control semakin jaya dan semangat dalam memajukan perusahaan.
Sekian surat pengunduran diri saya perbuat, atas perhatiannya saya mengucapkan terimakasih.
Hormat saya,
Wulandari Permana
- Surat Pengunduran Diri ke HRD
Medan, 20 Juni 2020
Kepada Yth.
HRD
Rahmad Abadi
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
| Nama | : Sella Widona |
| Departemen | : Staff Administrasi |
| Jabatan | : Karyawan |
| No.Karyawan | : 18765 |
Tujuan saya menuliskan surat ini adalah karena saya akan mengndurkan diri dari PT. Rahmat Abadi. Adapun alasan saya mengundurkan diri dikarenakan penyakit diabetes saya yang tidak kunjung sembuh. Saya sangat sedih harus meninggalkan perusahaan yang selama ini sangat membantu dan memberikan pengalaman luar biasa pada saya.
Saya akan meninggalkan kantor pada tanggal 1 Agustus 2020, disebabkan harus mengejar pesawat ke Penang pada tanggal 3 Agustus untuk melakukan pengobatan intensif. Semua proyek yang sedang saya tangani akan saya selesaikan dan serahkan pada tanggal 29 Juni.
Terimakasih atas dukungan rekan-rekan hebat di PT. Rahmad Abadi, tolong hubungi saya jika memerlukan informasi mengenai proyek yang selama ini saya tangani.
Hormat saya,
Sella Widona
- Surat Pengunduran Diri karena mendapatkan pekerjaan baru
Bogor, 20 Juli 2020
Kepada Yth.
HRD
Rumpt Laut Sejahtera
di tempat
Dengan hormat,
Surat ini saya ajukan sebagai pemberitahuan resmi atas pengundurran diri saya. Saya mendapatkan tawaran bekerja di salah satu perusahaan iklan di Jakarta. Ini adalah kesempatan besar unuk kemajuan diri dan membangun kualifikasi periklanan saya. Sayangnya, hal ini membuat saya tidak bisa lagi bekerja di PT. Rumput Laut Sejahtera.
Saya akan mulai mengundurkan diri pada tanggal 19 Agustus. Saya memperkirakan dengan waktu yang tersisa saya mampu untuk menyelesaikan proyek yang sedang saya tangani.
Terimakasih atas kesempatan bekerja bersama rkan yang luar biasa dan antusias. Saya sangat menikmati waktu selama bekerja di perusahaan ini. Saya berharap PT. Rumput Laut Sejahtera semakin maju dan mampu besaing secara global.
Hormat Saya,
Riandi Pangestu
- Surat Pengunduran Diri sebagai Pemegang Jabatan Penting
Rantauprapat, 20 Juli 2020
Kepada Yth.
Direksi PT. Robinson Mebel
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Putra Dafi Apri
Tempat, tgl. lahir : Labuhan Bilik, 2 Maret 1989
No. Pegawai : D051
Jabatan : Chief Security Officer (CSO)
Bekerja sejak : 2010
Dengan surat ini saya bermaksud untuk mengundurkan diri sebagai Chief Security Officer (CSO) PT. Robinson Mebel. Adapun mengenai tanggungjawab dan tugas saya sebagai CSO, saya limpahkan sepenuhnya kepada dewan direksi.
Saya mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada segenap dewan direksi dan karyawan PT. Robinson Mebel. Semoga PT. Robinson Mebel terus Berjaya.
Sekian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas segala kesalahan dan khilaf saya mohon maaf.
Hormat Saya,
Putra Dafi Apri
- Surat Pengunduran Diri sebagai Karyawan Tetap
Malang, 3 Mei 2020
Kepada Yth.
Bapak Pimpinan
Sejahtera Roti
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
| Nama | : Kristanto Wibowo |
| Departemen | : Staff Administrasi |
| Jabatan | : Karyawan |
| No.Karyawan | : 15672 |
Bermaksud mengajukan permohonan mengundurkan diri dari PT. Sejahtera Roti. Alasan saya mengundurkan diri dikarenakan ingin melakukan pensiun dini. Terkait dengan pengurusan administratif pengunduran diri, saya serahkan sepenuhnya kepada perusahaan.
Saya menyampaikan terimakasih sebesar-besarnya kepada Bapak, serta segenap direksi dan karyawan PT. Sejahtera Roti.
Sekian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas segala kesalahan dan khilaf saya mohon maaf.
Hormat Saya,
Kristanto Wibowo
Nah, itulah cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat surat pengunduran diri. Walaupun kamu cukup dekat dengan atasan dan sudah atau bisa menyampaikan niat pengunduran diri kamu secara langsung, tapi alangkah aiknya jika kamu juga menyerahkan surat pengunduran diri.
Tetap semangat dan semoga artikel kami membantu anda! (noy)