Cara Membuat Surat Dinas untuk Perjalanan, Undangan, Edaran, Perintah Kerja dan Lainnya

Pelayananpublik.id – Kamu yang sering bepergian demi urusan dinas perusaahan ataupun organisasi yang kamu ikuti, pasti tidak asing lagi dengan surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat unntuk tujuan kedinasan antar instansi.

Ketika membuat surat dinas, haruslah mengacu pada standar surat resmi yang dalam penulisannya menggunakan bahasa resmi dan sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).

Biasanya, instansi mengeluarkan surat dinas ini sebagai kepentingan adminsitrasi seperti sebagai undangan, pengumuman, teguran, perjalanan bisnis dan sejenisanya.

Surat dinas memiliki fungsi utama yang sama dengan surat resmi pada umumnya, sebagai alat komunikasi antar kedua belah pihak/instansi. Fungsi khusus dari surat dinas sendiri adalah sebagai berikut :

  • Dokumentasi tertulis

Surat dinas digunakan sebagai bukti “hitam putih”, misalnya dalam sebuah perjanjian.

  • Pengingat

Surat dinas digunakan sebagai pengingat hal-hal yang sudah lama dan terlupa, misalnya surat yang telah diarsipkan atau disimpan lama.

  • Bukti sejarah

Surat dinas digunakan untuk memeriksa kondisi organisasi, intansi atau bahkan sejarah suatu bangsa, misalnya Supersemar.

Adapun jenis-jenis surat dinas antara lain:

  1. Surat Undangan

Ketika suatu instansi yang akan melakukan suatu kegiatan dan mengundang instansi/pihak lain, maka di perlukan surat dinas sebagai surat undangan resmi. Dengan surat undangan inilah, pihak yang diundang merasa dihormati dan ditunggu kehadirannya dalam kegiatan tersebut.

  1. Surat Pemberitahuan

Jenis surat dinas ini banyak dikeluarkan oleh instansi pemerintah, karena terkait dengan kegiatan pemerintahan ataupun kegiatan tertentu. Surat ini berfungsi sebagai penyampaian informasi terbaru, penting dan menunjang suatu kegiatan kepada pihak lain yang juga membutuhkan informasi tersebut. Lebih jelasnya, surat edaran berfungsi sebagai berikut :

  • Surat Edaran

Surat ini berupa proposal, larangan, instruksi dan sebagai dasar atau pedoman tertentu yang didistribusikan oleh posisi yang lebih tinggi.

  • Pengumuman

Surat ini bertujuan untuk mengumumkan suatu hal ataupun kegiatan kepada banyak orang

  • Penjelasan

Surat ini dibuat dengan tujuan sebagai penjelas bahwa sudah melakukan suatu hal atau kegiatan, misalnya laporan perjalan dinas yang sudah dilakukan

  1. Surat Perjalanan Dinas

Ketika hendak melakukan suatu perjalan dinas atau karyawan instansi, memerlukan surat dinas sebagai bukti penugasannya. Bahwa ia adalah orang resmi yang di utus oleh instansi terkait, demi kepentingan instansi tersebut. Surat jenis ini juga berfungsi sebagai kelengkapan adminstrasi dalam kegiatan dinas tersebut.

  1. Surat Panggilan Kerja

Surat ini berfungsi sebagai penginformasian dari suatu perusahan mengenai kelulusan calon karyawan dalam tes penerimaan karyawan.

  1. Surat Perintah Kerja

Ketika suatu pekerjaan dimandatkan kepada seseorang dalam sebuah instansi, diperlukan surat perintah kerja yang isinya menginformasikan mengenai waktu, tempat dan terknis pelaksanaan pekerjaan terkait.

  1. Surat Mutasi Karyawan

Ketika karyawan instansi dimutasi dari suatu posisi ataupun tempat kerja, maka instansi terkait haruslah mengeluarkan surat mutasi kerja yang berfungsi sebagai pemberitahuan baik untuk tempat yang lama maupun tempat yang baru.

  1. Surat Pengantar

Surat dinas ini biasanya digunakan untuk meminta bantuan dan dukungan keuangan dari konsultan dan diaplikasikan dalam posisi yang lebih tinggi

  1. Surat Persetujuan

Surat jenis ini adalah surat yang dibuat oleh karyawan dalam suatu instansi untuk mendapatkan izin tertentu, misalnya permohonan izin melakukan suatu kegiatan, permohonan izin berpartisipasi dalam suatu kegiatan, dan sebagainya.

Memang tidak terdapat aturan yang baku dalam menulis surat dinas, namun beberapa syarat berikut harus kamu perhatikan agar surat dinas yang kamu tulis tidak terkesan non formal. Syarat-syarat surat dinas adalah sebagai berikut:

  • Gunakanalah bahasa yang resmi
  • Tuliskan dengan ringkas, padat namun tetap jelas
  • Tulislah dengan detail isi atau tujuan penulisan surat
  • Perhatikan struktur yang sesuai dengan standar resmi pembuatan surat dinas

Nah, untuk memudahkan kamu dalam membuat surat dinas, perhatikan struktur surat dinas berikut :

Kop Surat

Kop surat berada paling atas dalam surat dinas, berfungsi sebagai identitas singkat mengenai instansi, lembaga ataupum organisasi yang mengeluarkan surat tersebut. Bentuk dari kop surat juga cukup beragam dan biasanya dibuat menarik, namun tetap berisikan logo, alamat, nomor telepon dan nama instansi.

Tanggal Surat

Hal ini berlaku dalam penulisan surat apapun, kamu jangan sampai kelupaan mencantumkan tanggal pembuatan surat ya!. Tanggal pembuatan surat sangat penting, karena dengan adanya tanggal pembuatan surat, baik pengirim ataupun penerima bisa tau kapan surat tersebut dikeluarkan dan kapan habis masa berlakunya.

Nomor Surat

Nomor surat yang dikeluarkan instansi menunjukkan urutan dalam penerbitan surat dan memiliki kode tersendiri. Nomor surat ditulis dalam bentuk angka atau kombinasi huruf yang termasuk didalamnya penomoran file dari instansi terkait.  Hal ini berfungsi untuk :

  • Mengetahui jumlah surat yang keluar
  • Memudahkan penyimpanan dan pengarsipan file
  • Proses penyelesaian lebih cepat
  • Memudahkan adminsitrasi

 

*Perihal*
Perihal menjelaskan sevara singkat mengenai maksud dan tujuan dikeluarkannya surat tersebut.

*Lampiran*
Pada bagian ini kamu bisa langsung menuliskan berapa lampiran yang kamu kirimkan bersamaan dengan surat tersebut. Yang dimaksudkan sebagai kelengkapan ataupun informasi tambahan yang dibutuhkan.

*Alamat*
Walaupun kamu sudah menuliskan alamat tujuan surat dibagian depan amplop, kamu tetap perlu menuliskan alamat penerima di dalam surat dina ersebut. Hal ini berfungsi sebagai penegasan bahwa surat tersebut resmi dan sebagai bentuk penghormatan bagi penerima surat.

*Salam pembuka*
Salam pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat dan menarik perhatian pembaca.

*Isi Surat*
Jelaskanlah secara singkat, padat namun tetap detai mengenai tujuan penulisan surat tersebut agar harapan kamu dalam surat tersebut bisa terwujud.

*Salam Penutup*
Kalimat penutup berisikan harapan dan ucapan terimakasih

  1. Nama, Tanda Tangan dan Stempel Instansi
  2. Tembusan

Jika memang ada pihak lain yang juga mendapatkan infirmasi tersebut, maka kamu perlu menambahkannya dalam tembusan surat.

Untuk lebih meningkatkan pemahaman kamu dalam cara membuat surat dinas, yuk perhatikan contoh surat dinas berikut!

  1. Surat Undangan
 

DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK

______________________________________________________________________________________

                                                                                                                                 Palembang, 3 Mei 2020

Nomor         : 018 / DK / 4 / 2020
Lampiran     : –
Perihal         : Surat Undangan

Yth. Pembina Organisasi Kreativitas Anak (KRENAK)
Sekretariat KRENAK Jl. Melati No. 11, OKI

Dengan hormat
Dengan surat ini, kami mengundang bpk/ibu untuk menghadiri acara “Mendongeng Seru Bersama Forum Anak Prov. Sumatera Selatan” yang akan diadakan:

Hari             : Minggu, 10 Mei 2020
Tempat       : Rumah Dinas Gubernur Sumatera Selatan
Waktu         : 08.00 – selesai

Kami juga berharap bpk/ibu membawa peserta didiknya dalam organisasi terkait sebanyak 10 putri dan 10 putra.
Atas perhatian bpk/ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Kepala Dinas PPPA Sumatera Selatan

 

  1. Surat Perjalanan Dinas

 

PT BACHRY KENCANA

Jl. Adi Putra No 14, Jakarta Selatan
___________________________________________________________________

SURAT PERJALANAN DINAS
Nomor: 564/AP/VIII/20120

Direktur PT Bachry Kencana meberikan Surat Perjalanan Dinas kepada :

Nama                 : Noni Dwinda

Jabatan              : Kepala Humas dan Pemasaran
Alamat               : Perum. Indah Asri No. 16, Jakarta Selatan
Tujuan               : Balikpapan
Berangkat          : 5 Juni 2020
Kendaraan        : Pesawat dan Mobil
Keperluan         : Perjanjian kerja sama dengan PT Sinar Putra

 

Demikian Surat Perjalan Dinas ini diperbuat, agar dilaksanakan sebaik-baiknya.

                                                                             Jakarta Selatan, 1 Juni 2020

                                                                                       Nina Meliany

                                                                                          Direktur

 

 

  1. Surat Perintah Kerja

 

RAKA JAYA
Jl. Bakau, Nongsa, Batam Timur
Telp. 022 456728 Fax. 022 36796 Mobile. 085212340000
Website: www.rakajaya.com Email: info@rakajaya.com
______________________________________________________________________

SURAT PERINTAH KERJA
Nomor : 141/SPK/VII/2020

Dalam rangka memenuhi keperluan karyawan di kantor cabang Bintan, maka Direktur PT. Raka Jaya memberi perintah kepada :

Nama : Ajri Maulana
NIP : 162783652
Jabatan : Staff Sirkulasi
Departemen : General Affair

 

Untuk melaksanakan pekerjaan bagian sirkulasi barang dengan ketentuan sebagai berikut :

  1. Masa tugas selama berada di kantor Cabang Bintan adalah selama 3 (Tiga) bulan, setelah tiga bulan pekerjaan selesai, maka diharuskan untuk langsung kembali ke kantor pusat di Batam
  2. Jika pekerjaan telah selesai sebelum jangka waktu yang ditentukan, maka karyawan tersebut harus langsung kembali ke kantor pusat di Batam.
  3. Jika pekerjaan belun terseleaikan dalam jangka waktu yang ditentukan, maka diberikan waktu tambahan selama 1 (satu) bulan
  4. Pekerjaan yang tidak selesai dalam jangka waktu yang ditentukan dan dilonggarkan akan dikenakan sanksi
  5. Pekerjaaan yang selesai tepat waktu atau sebelum jangka waktu yang ditentukan, maka karyawan akan diberikan bonus tambahan di luar gaji bulanan.

Surat perintah ini diberikan kepada Saudara yang bersangkutan untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dan sebagaimana mestinya.

 

Batam, 20 Juni 2020
PT. Raka Jaya,

    Rizky Syah Putra

 

4. Surat Mutasi

 

Surat Mutasi Kerja
________________________________________________________________

 

Padang, 29 Maret 2020

 

Perihal : Permohonan Mutasi (Pindah Tugas)

Kepada Yth,
Bupati Solok
Cq. Kepala Badan Kepegawaian Daerah
Di Solok

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama                            : Sakti Priyandira, S.Pd
NIP                                : 236717342 36799 8843
Pangkat/Gol. Ruang     : Penata Muda Tingkat 3/III.A
Jabatan                         : Guru Pertama
Unit Kerja                      : SMA N 1 Giliran Gumanti, Kab. Solok

Melalui surat ini saya mengajukan permohonan mutasi (pindah tugas) dari Dinas Pendidikan Pemerintah Kabupaten Solok ke Pemerintah Daerah Kabupaten Padang Pariaman, Sumatera Selatan. Adapun maksud dan tujuan permohonan mutasi ini adalah untuk mendekatkan diri dengan keluarga terkhusus Ayah saya yang sedang sakit yang berdomisili di Kabupaten Padang Pariaman Provinsi Sumatera Barat.

Bersama dengan surat ini saya lampirkan berkas pendukung sebagai bahan pertimbangan:

  1. Fotokopi SK CPNS
  2. Fotokopi SK PNS
  3. Fotokopi DP3 Tahun Terakhir
  4. Fotokopi Kartu Pegawai
  5. Fotokopi Ijazah Terakhir
  6. Daftar Riwayat Hidup

Demikian surat permohonan ini saya ajukan, besar harapan saya agar Bapak/Ibu dapat mengabulkannya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

 

Sakti Priyandira, S.Pd
NIP. 236717342 36799 884

 

  1. Surat Edaran

 

PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN KOTA MEDAN PROVINSI SUMATERA UTARA
Jl. Perjuangan No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
____________________________________________________________________________________

SURAT EDARAN
No. : 210/SE/08/2020

Sifat       : Penting
Perihal  : Rapat Besar Dinas

 

Kepada Yth,
Bpk/Ibu Staff dan Pegawai
Dinas Pendidikan Kota Medan
di Tempat

 

Dengan hormat,

Sehubungan akan diadakannya Rapat Besar Kedinasan dalam rangka melaksanakan Peraturan Daerah No. 22 Tahun 2017 mengenai penetapan pengambilan cuti dan izin tidak masuk kerja dan Peraturan Daerah No. 65 Tahun 2016 mengenai kewajiban kepemilikan NPWP, maka dimohon kepada Bpk/Ibu untuk dapat berhadir pada Rapat Besar tersebut pada :

Hari/Tanggal : Senin/29 Juni 2020
Tempat : Ruang Rapat Dinas Pendidikan
Waktu : 08.30 – Selesai

 

Mengingat bahwa pentingnya rapat tersebut, maka dimohon kepada Bpk/Ibu agar berhadir tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bpk/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

 

Medan, 23 Juni 2020

Kepala Dinas Pendidikan Kota Medan,

 

Anton Syahputra.

 

Demikian cara membuat surat dinas yang bisa kamu jadikan pedoman saat membuat surat dinas. Kamu juga harus teliti dalam menyesuaikan tujuan surat kamu dan pemilihan kata yang kamu gunakan. Pergunakananlah bahsa yang baku, karena surat dinas termasuk dalam surat resmi.

Semoga artkel kami membantu dan memudahkanmu dalam pembuatan surat dinas! (noy)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *