Pelayananpublik.id- Di era digital ini pengolahan data merupakan hal yang umum didengar masyarakat. Sebab saat ini ada banyak sekali data yang digunakan untuk keperluan masing-masing.
Data ibarat bahan mentah yang harus diolah menjadi sesuatu yang informatif atau menjadi bentuk lain sesuai kebutuhan.
Data adalah sebuah atau kumpulan informasi atau fakta mentah dalam bentuk angka, simbol, kata atau gambar yang diperoleh dengan mengamati atau mencari sumber tertentu.
Data juga bisa diartikan kumpulan sebuah informasi atau deskripsi dasar dari suatu hal (objek atau peristiwa) yang berasal dari pengamatan yang dapat diproses menjadi bentuk yang lebih kompleks seperti database, informasi, atau solusi sebagai masalah tertentu
Sementara, pengertian pengolahan data adalah manipulasi data menjadi bentuk sebuah informatif. Informasi adalah hasil dari pemrosesan data dalam bentuk tertentu yang lebih bermakna daripada suatu kegiatan atau peristiwa.
Pengertian lain dari pengolahan data adalah suatu penggambaran fakta, pengertian suatu instruksi yang bisa disampaikan dan diolah baik oleh manusia maupun mesin.
Menurut Sutabri pengolahan data terdiri dari kegiatan-kegiatan penyimpanan data seperti misalnya pencarian dan pengumpulan data. Serta penanganan data yakni pemeriksaan, perbandingan, hingga penggunaan data itu sendiri.
1. Penyimpanan Data
Penyimpanan data atau data storage adalah langkah awal yang ditempun untuk menemukan atau mendapatkan data tersebut. Langkah tersebut adalah:
– Pencarian (searching)
– Pengumpulan (filling)
– Pemeliharaan (maintenance)
2. Penanganan Data
Data Handling atau penanganan data adalah kegiatan yang dilakukan setelah data berhasil ditemukan atau diperoleh.
Kegiatan penanganan data adalah:
– Pemeriksaan (verifying)
– Perbandingan (comparing)
– Pemilihan (sorting),
– Peringkasan (extracting)
– Penggunaan (manipulating)
Fungsi Pengolahan Data
– Sebagai melakukan proses aritmatika dan logis untuk data yang dapat disimpan.
– menyimpan hasil hingga hasil akhir dari pemrosesan.
– mengambil program dan data dalam bentuk input.
– untuk memproses dan menyimpan program data.
– untuk digunakan sewaktu-waktu. Data yang disimpan juga dapat ditampilkan dan dicetak.
– meminimalisir kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dikerjakan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer.
– Mendapat hasil akhir yang lebih akurat.
Tahapan Pengolahan Data
– Input: ini merupakan data awal, atau data input, disiapkan dalam berbagai bentuk yang sesuai untuk kepentingan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.
– Processing: Pada langkah ini data input dirubah, dan biasanya dikombinasikan dengan informasi lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih bisa dipakai.
– Output: Pada proses ini hasil-hasil dari pengolahan data sebelumnya dikumpulkan untuk pengolahan data selanjutnya.
Pengolahan data melalui beberapa proses. Biasanya diawali dengan pencarian dan pengumpulan lalu penanganan. Berikut tahapan pengolahan data yang secara umum biasanya dilakukan.
1. Rekam Data atau Recording
Recording adalah kegiatan pencatatan atau memindahkan data pada formulir atau dokumen.
2. Penggandaan Data atau Duplicating
Duplicating merupakan kegiatan penggandaan data di atas formulir atau dokumen yang dilakukan saat data itu dicatat baik manual maupun oleh mesin.
3. Pemeriksaan atau Verifying
Verifying merupakan kegitan memeriksa mencatat secara teliti agar tidak ada kesalahan yang mengacaukan hasil akhir nanti.
4. Klasifikasi atau Pengelompokan
Klasifikasi adalah kegiatan pemisahan data dalam berbagai kategori. Contoh, sekumpulan daftar pertanyaan mahasiswa bisa diklasifikasikan sesuai jenis kelamin mahasiswa, atau sesuai tahun masuk mahasiswa.
5. Sorting atau Mengurutkan
Adalah kegiatan mengatur data dalam urutan tertentu. Sorting data dapat dilakukan sebelum atau sesudah klasifikasi.
6. Merging atau Pencampuran
Adalah kegiatan mencampur dua atau lebih kumpulan data, semua kumpulan tersebut telah disort dengan kunci yang sama, dan meletakkan kumpulan data tersebut bersama-sama menjadi kumpulan data tunggal yang telah disort.
7. Kalkulasi
Yaitu proses melakukan perhitungan numeris pada data yang bertipe numeris.
8. Memeriksa tabel
Yaitu proses ini bertujuan untuk bisa mendapatkan kembali data tertentu pada kumpulan data yang telah tersortir.
Perangkat Lunak Pengolahan Data
– Dbase III, Dbase IV dan Foxbase yakni program aplikasi pengolah data berbasis DOS
– Microsoft Access merupakan program aplikasi pengolah data berbasis Windows
– SPSS dan Fox pro merupakan sebuah aplikasi pemograman untuk membuat sebuah program berbasis data
Pengolahan Data Pada Komputer
Pengumpulan data: Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.
Pengubahan data: operasi pengubahan data ini mencakup pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian, perekapitulasian, dan pembandingan.
Penyimpanan data: yaitu proses semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam database.
Pembuatan dokumen: yaitu proses sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.
Demikian ulasan mengenai pengolahan data mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, hingga prosesnya. Semoga bermanfaat. (*)