Pelayananpublik.id- Anda sudah tentu tidak asing lagi dengan surat. Surat memang dekat sekali dengan kehidupan sehari-hari.
Surat memiliki jenis beragam dan semuanya sangat akrab dengan manusia, contoh mudahnya adalah surat kabar.
Surat kabar dibaca setiap hari karena memberikan informasi dan berita-berita hangat.
Selain itu ada surat elektronik, surel atau email. Meski pada awalnya email berfungsi mengirimkan berita, kabar, dan lainnya, kini penggunaan email menjadi lebih luas dan kompleks terutama dalam penggunaan smartphone.
Nah, sebelum membahas lebih jauh, mari simak dahulu pengertian dan sejarah surat.
Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis.
Bisa dibilang, surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan. Adapun sebuah surat biasanya dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.
Ada beberapa isi surat selain informasi adalah laporan, pemberitahuan, pernyataan, ermintaan/ permohonan dan juga perintah
Adapun pengertian surat menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.
1. YS Mario (2000)
Menurut YS Mario, surat adalah suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi maupun pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.
2. Pratama (1997)
Sedangkan Pratama (1997) menyebut surat adalah sebuah alat atau sarana yang digunakan untuk mengambil informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan maupun organisasi.
3. Seojito dan Solchen (2004)
Adapun Seojito dan Solchen mendefinisikan surat sebagai berikut:
Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.
Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
4. Agus Sugiarto (2005)
Agus Sugiarto berpendapat surat adalah sebuah sarana komunikasi yang dipakai untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang mempunyai persyaratan khusus yakni penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi dan kode, penggunaan bahasa yang kas dan pencantuman tanda tangan.
Sejarah Surat
Dalam perjalanan sejarah, surat telah berubah bentuk dari bahan sederhana hingga kini berbentuk elektronik.
Surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram.
Nah, zaman kerajaan dulu orang-orang mengirim pesan melalui pesuruh. Kadang pesan itu bersifat rahasia sehingga si pesuruh pun tak boleh tahu apa isinya.
Cara menyampaikan pesan rahasia pada zaman kerajaan dulu adalah dengan dituliskan di kepala manusia. Setelah pesan ditulis, rambut dibiarkan tumbuh. Setelah kepala ditumbuhi rambut, si pesuruh berangkat ke kerajaan yang dimaksud.
Ini mencegah musuh yang kadang menggeledah si pesuruh. Maka mereka tidak akan menemukan surat itu.
Selain itu surat tentu disampaikan dengan beragam media lain seperti kulit kayu, kulit hewan, potongan bambu, daun lontar dan sebagainga.
Kemudian kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an.
Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman William Deandels.
Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.
Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja Willem III di tahun 1852.
Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
Kini fungsi surat sudah tergeser dengan kemajuan teknologi. Karena saat ini sudah begitu mudah mengirimkan pesan bahkan kepada orang di belahan bumi lain.
Begitupun, secara formal surat menyurat masih diterapkan.
Fungsi Surat
Sebagai sarana untuk berkomunikasi.
Sebagai alat unuk menyapaikan suatu pemberitahua, permohonan, permintaan, gagasan atau buah pikiran.
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
Jenis Surat
Terdapat berbagai ragam surat jika dilihat dari bentuk, isi, tujuan dan lainnya. Dari bentuknya ada 3 jenis surat yakni surat pribadi, surat dinas dan surat niaga.
Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
Format surat pribadi terdiri dari unsur surat biasa tanpa kop surat. Bagian surat pribadi terdiri dari:
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. Adapun isi surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Kepala surat
2. Nomor Surat, Lampiran, Perihal
3. Tanggal, bulan, tahun penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
12. Tembusan
Surat Niaga
Surat Niaga dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Adapun macam-macam dari surat niaga adalah sebagai berikut:
1. Surat penawaran
2. Surat pengaduan
3. Surat pesanan
4. Surat pengiriman
5. Surat pembayaran barang
6. Surat penagihan, dan sebagainya.
Surat niaga memiliki unsur yang mirip dengan surat dinas dari segi penulisannya. Yakni:
1. Kepala surat
2. Nomor Surat, Lampiran, Perihal
3. Tanggal, bulan, tahun penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
12. Tembusan
Demikian pembahasan mengenai surat, pengertian fungsi, hingga jenisnya. Semoga bermanfaat. (Nur Fatimah)