Pelayananpublik.id- Dalam kehidupan masyarakat dokumen merupakan hal penting dan tentu tidak asing lagi di telinga. Sebab, hampir setiap urusan mulai kelahiran hingga kematian memerlukan dokumen.
Dokumen juga diperlukan dalam berbagai bidang baik itu pendidikan, kesehatan, kenegaraan dan lainnya. Baik itu resmi maupun tidak resmi.
Lalu apa pengertian dokumen itu sendiri?
Secara umum, pengertian dokumen adalah
data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan/atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas atau benda fisik apa pun selain kertas maupun yang terekam secara elektronik.
Arti lain dokumen adalah informasi yang tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, dengan isi di dalamnya dapat terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak atau juga sedikit.
Secara etimologis, kata dokumen diambil dari Bahasa Latin, yaitu ‘docere’ yang berarti mengajar, lalu diserap dalam Bahasa Inggris menjadi ‘document’.
Menurut kamus Mirriam-Webster, dokumen diartikan sebagai ‘proof/evidence’, yang berarti ‘bukti’ dalam Bahasa Indonesia.
Selain dokumen, kita juga sering mendengar istilah dokumentasi.
Dokumentasi artinya pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerapan, dan bukti.
Menurut kamis Mirriam-Webster pengertian dokumentasi adalah ‘the act or an instance of furnishing or authenticating with documents’ atau tindakan atau contoh untuk melengkapi atau mengotentikasi suatu hal dengan bantuan dokumen.
Pengertian Dokumen Menurut Ahli
Nah, agar lebih paham, berikut ini kami rangkum pengertian dokumen menurut para ahli.
1. G.J. Reiner
Menurut G.J. Reiner pengertian dokumen secara luas adalah semua sumber informasi, baik lisan maupun tertulis. Sementara dokumen secara sempit adalah kumpulan informasi yang berasal hanya dari sumber tertulis saja.
Lebih spesifik, ia mendefenisikan dokumen sebagai surat resmi dan surat yang dibuat oleh negara untuk tujuan kenegaraan, seperti konsesi, hibah, undang-undang, dan lainnya.
2. Louis R. Gottschalk
Louis R. Gottschalk menyebut pengertian dokumen adalah sebuah sumber tertulis bagi informasi terkait sejarah, yang digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis hingga petilasan arkeologis.
Namun untuk kepentingan negara, dokumen berarti surat negara dan surat resmi, contohnya seperti undang-undang, surat perjanjian, dan juga konsesi.
Sementara secara umum, ia menyebut dokumen adalah proses pembuktian dengan mengacu pada berbagai sumber informasi yang memiliki sifat tulisan, lisan, deskripsi, hingga arkeologis.
3. Kamus Kepegawaian Dokumen
Dokumen meliputi semua catatan tertulis, baik yang dicetak maupun tidak.
Dokumen juga berarti semua benda yang mempunyai keterangan di dalamnya, yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, dan juga disebarkan.
Bentuk Dokumen
Zaman dulu, yang dimaksud dengan dokumen mungkin hanya terbatas pada informasi tertulis atau surat-surat penting yang memiliki fisik. Namun zaman sekarang dokumen sudah memiliki banyak bentuk seperti:
– Tulisan, suara, atau gambar;
– Peta, rancangan, foto, atau sejenisnya; dan
– Huruf, tanda, angka, simbol, atau perforasi yang memiliki makna atau dapat dipahami oleh orang yang mampu membaca atau memahaminya.
– Video
Fungsi dan Kegunaan Dokumen
Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :
1. Alat komunikasi
2. Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan
3. Data pendukung apabila ada masalah
4. Data pendukung untuk proses pengurusan kargo
Jenis Dokumen
1. Berdasarkan kepentingannya
-Dokumen eksklusif, contohnya Akta Kelahiran, SIM, KTP, Passport, Ijazah, Sertifikat penghargaan, pertanda Bukti Kepemilikan, rekening pribadi serta lain sebagainya
– Dokumen Niaga, yakni dokumen yg menyimpan informasi transaksi, jual beli barang contohnya kwitansi, invoice, nota transaksi, cek dan lainnya.
– Dokumen pemerintah, yakni berisi kepentingan negara atau pemerintahan. Contohnya: Peraturan Perundang-Undangan, Keputusan Pemerintah, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri dan lain sebagainya
– Dokumen sejarah, yakni berisi perisitwa pada masa lampau atau bukti atas suatu peristiwa pada sejarah teks pancasila, teks kemerdekaan, foto, teks perjanjian antarnegara dan lain sebagainya.
2. Berdasarkan bentuk fisik
– Dokumen literal, yakniberkaitan dengan kepustakaan dan bentuknya mampu cetak, tulis, gambar atau rekaman langsung. Contohnya: majalah, koran, film, buku.
– Dokumen korporil, yakni dokumen untuk gosip benda bersejarah. Contoh patung, fosil, arca, uang antik dan lain sebagainya
– Dokumen privat, yakni dokumen yg terdapat di bidang kearsipan Surat dinas, laporan, suarat niaga serta lain sebagainya
3. Berdasarkan fungsi
– Dokumen bergerak maju atau dokumen dinamis, yakni dokumen eksklusif yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di tempat kerja.
– Dokumen statis, yakni tipe dokumen yang tak terlalu bermanfaat saat digunakan buat merampungkan satu pekerjaan atau lebih di tempat kerja.
Demikian ulasan mengenai apa itu dokumen, fungsi, jenis hingga contoh-contohnya. Semoga bermanfaat. (*)