Cara Menulis Surat Resmi dan Tidak Resmi Beserta Contohnya

Pelayananpublik.id- Surat adalah alat komunikasi tertulis yang populer sebelum manusia mengenal teknologi komunikasi elektronik.

Segala keperluan kabar, informasi dan perintah disampaikan melalui surat-menyurat.

Saat ini surat menyurat masih berlaku terutama untuk kepentingan instansi resmi seperti pemerintahan dan juga surat tidak resmi, misalnya surat untuk sahabat.

Namun fungsi surat tidak resmi kini telah digantikan media sosial. Kalau duku mengirim surat butuh beberapa hari, sekarang mengirim pesan chat hanya butuh waktu 1 detik. Sehingga wajar surat menyurat untuk keperluan ini telah ditinggalkan.

Begitupun, jika Anda ingin menulis surat tidak resmi Anda masih bisa melakukannya dan mengirimnya ke alamat tujuan lewat pos atau kurir.

Dalam surat resmi biasanya terdiri dari:

  1. Tanggal surat
  2. Kepada (siapa yang dituju, boleh dengan nama panggilan atau sebutan khusus misalnya: Kepada Adinda Mimi Peri)
  3. Salam Pembuka
  4. Isi atau pesan yang disampaikan
  5. Penutup
  6. Dari (nama si pengirim boleh pakai panggilan khusus. Misalnya: Dari yang selalu mengagumimu)

Contoh Surat Tidak Resmi

Majalengka, 22 April 2018

Kepada
Ananda Tito Kurniawan
di Medan

Assalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.

Teriring salam dan doa ibunda kiranya Ananda selalu sehat walafiat dan tidak kekurangan suatu apapun dalam menjalani aktifitas sehari-hari bersama keluarga.

Maaf ibunda sampaikan karena harus menulis surat ketika menyampaikan berita duka ini.

Ibunda harap Ananda Tito tetap tabah dan tegar karena ayahanda telah menghadap ilahi pagi ini. Semua pihak telah berusaha sebaik mungkin namun Allah berkehendak lain.

Harapan Ibunda setelah menerima kabar ini Ananda pulang ke Majalengka sekedar menjenguk barangkali hanya bisa berziarah melihat makam ayahanda. Jikapun tidak, hendaklah mengirimkan doa-doa untuk beliau yang kita cintai.

Demikian kabar ini Ibunda sampaikan agar Ananda tabah dan tawakal menghadapinya.

Wassalam,
Ibu

Nah itu merupakan satu contoh surat tidak resmi yang dibuat seorang ibu kepada anaknya.

Selain surat tidak resmi, tentu ada pula surat resmi. Surat ini masih banyak digunakan sebagai kegiatan resmi suatu instansi meski telah ada email dan aplikasi online lainnya.

Surat resmi biasa digunakan perkantoran, pemerintahan, pendidikan dan lainnya.

Beda surat resmi dan tidak resmi adalah surat resmi memiliki identitas yang jelas mulai kop surat, nomor surat, hal, lampiran, tanda tangan serta cap stempel instansi.

Ciri-Ciri Surat Resmi

  • Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  • Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit. Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
  • Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  • Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
  • Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Struktur Surat Resmi

Seperti yang disebutkan pada pengertian surat resmi di atas, dalam surat resmi terdapat beberapa bagian penting yang harus dilengkapi. Beberapa bagian penulisan surat resmi tersebut adalah:

  1. Kepala Surat (Kop Surat)
  • Logo instansi/ lembaga
  • Nama instansi/ lembaga
  • Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

3. Tanggal Surat

4. Lampiran atau Hal

5. Alamat Tujuan

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat

8. Salam Penutup

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

10. Tembusan

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah memahami pengertian surat resmi, fungsi dan ciri-cirinya maka kita juga perlu mengetahui jenis-jenis surat resmi. Berikut ini adalah macam-macam surat resmi:

  1. Surat Keputusan (SK)

Surat keputusan berisi sebuah keputusan yang ditujukan untuk perseorangan atau kelompok tentang perintah sebuah instansi.

Contoh surat keputusan


PESATUAN MAMAK MAMAK KECE
(PERMAK) Kota Mati
Jl. Kita Masih Panjang, No 13, Kota Mati Telp/fax : 061 123456

SURAT KEPUTUSAN
No: 236.56/Permak/SK/10/2015

Hal: Pengangkatan Ketua Harian

Setelah melalui beberapa evaluasi dan rapat kinerja dan pemilihan secara lisan, dalam Musayarawah Besar Anggota (Mubesang) ke XII tahun 2015 terhadap saudari Suzzana Laufakev. Maka saudari Suzzana Lauakev dipandang telah masuk kriteria menjadi ketua harian PERMAK Kota Mati. Hal itu setelah:

Menimbang : Berdasarkan pengamatan dan penilaian yang obyektif Suzzana Laufakev.

Mengingat : Berdasarkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) PERMAK Kota Mati.

Memperhatikan : Kebutuhan akan sumber daya manusia PERMAK Kota Mati.

MEMUTUSKAN : Saudari Suzanna Laufakev terhitung mulai surat keputusan ini dikeluarkan akan mengisi jabatan sebagai Ketua Harian Permak Kota Mati.

Dengan adanya surat ini maka, jabatan yang bersangkutan yang sebelumnya tidak berlaku lagi.

Badan Pengurus Harian
Persatuan Mamak Mamak Kece Kota Mati

(Tanda tangan) (Tandatangan)
Ketua Sekretaris

2. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

Contoh:

————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————-
Medan, 10 Maret 2019
Nomor : 020/03/Panpel-GPL/2019
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi

Yth.
Bapak Walikota Medan
Di Tempat

Salam Lestari!

Dengan hormat,

Teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Bumi 2019 dengan tema “Bumi Kita Hanya Satu” yang juga akan dirangkai dengan kegiatan “Pawai Budaya untuk Bumi” pada:

Hari/Tanggal : Senin/ 22 April 2019
Tempat : Lapangan Merdeka Medan
Waktu : Pukul 07.00 WIB s/d selesai

Maka kami bermaksud melakukan audiensi dengan Bapak Walikota Medan terkait kegiatan tersebut.

Demikian surat permohonan audiensi ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Hormat kami,

(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Panitia Pelaksana Ketua Umum Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala)
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara

3. Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, surat perintah meliput kegiatan dan lain-lain.


PT MEDIA MEDIA YANG ADA DI INTERNET
Jalan Sukasaku Kecamatan Ada Selalu, Manado
Telp. 000 123456 Fax. 000 654321
Email. mednet007@gmail.com


Manado, 10 Maret 2019

Nomor : 020/03/PTR-TGS/2019
Lampiran : –
Perihal : Perintah Meliput Kegiatan

Dengan hormat,

Melalui ini saya selaku pimpinan redaksi Media Media Yang Ada Di Internet (Mednet) menerangkan bahwa wartawan kami:

Nama : Hariman Naibaho
Jabatan : Reporter

Benar diperintahkan untuk meliput kegiatan kunjungan Presiden RI ke Kota Manado pada 11-12 Maret 2019.

Demikian surat ini saya sampaikan agar dapat digunakan seperlunya.

Hormat saya,

Rasikin Neuro
Pemred

4. Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

Contoh:

SURAT KUASA

Saya yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Adian Lumbantoruan
Pekerjaan : Karyawan PTPN III
Alamat : Jalan Bunga Raya no 13 Medan

Memberi kuasa kepada

Nama : Sulton Lumbantoruan
Pekerjaan : Mahasiswa
Alamat : Jalan Bunga Raya no 62 Medan
Hal : Membayar pajak kendaraan bermotor

Surat kuasa ini dibuat berhubung saya sedang sakit dan dirawat di rumahsakit selama beberapa hari ini.

Demikian surat ini dibuat dengan sebenarnya dan agar dapat digunakan seperlunya.

Hormat saya,

Adian Lumbantoruan

5. Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian, memakai seragam batik, mengibarkan bendera setenga tiang dan lainnya.

SMA Negeri 2 Yogyakarta
Jl. Tentara Pelajar No. 14 Yogyakart
No. Telp. (027) 0000000

Yogyakarta, 23 Februari 2018

SURAT EDARAN

NO : 007/SMAN 2 Yogyakarta/012/2018

Hal: Pemakaian Seragam Batik Biru

Yth.
Guru dan staf pengajar SMA Negeri 2
Yogyakarta

Dengan hormat,

Diberitahukan kepada guru dan staf pengajar SMAN 2 Yogyakarta agar memakai seragam batik biru pada Senin, 27 Februari 2018.

Untuk guru wanita diminta untuk memakai hijab/jilbab dengan warna biru sesuai seragam. Dan kepada guru laki-laki agar memakai peci.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah
SMAN 2 Yogyakarta,

Warid Ilyas, SPd.

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat resmi, fungsi surat resmi, fungsi surat resmi, jenis dan ciri-ciri surat resmi, serta struktur surat resmi. Semoga bermanfaat. (Nur Fatimah)

Leave a Reply

Your email address will not be published.