Pelayananpublik.id- Jika Anda aktif berorganisasi tentu Anda tidak asing mendengar kata audiensi. Audiensi biasanya dilakukan untuk memperkenalkan kepengurusan, organisasi, memberitahu acara atau kegiatan kepada pejabat atau lembaga tertentu.
Audiensi sendiri berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) berarti kunjungan kehormatan. Arti lainnya adalah pengunjung atau pendengar suatu ceramah dan sebagainya.
Jadi dapat disimpulkan jika Anda mengajukan permohonan audiensi berarti Anda sedang meminta bertemu pejabat atau perwakilan sebuah instansi yang terkait dengan kegiatan organisasi Anda.
Misalnya, Anda melakukan audiensi ke Walikota untuk memberitahu akan ada ada Car Free Day di pusat kota. Dalam kesempatan itu Anda bisa menjelaskan apa isi acara tersebut, sekaligus mengundang Walikota untuk menghadirinya.
Selain mengundang, beberapa organisasi juga melakukan audiensi untuk meminta bantuan baik dana, dukungan dan pemateri.
Nah,bagaimana agar permohonan audiensi Anda diterima? Tentu Anda harus melalui prosedur dan administrasi yang benar. Jangan sampai permohonan audiensi Anda ditolak atau bahkan tidak digubris.
Tips Agar Audiensi Diterima
1. Buatlah surat permohonan audiensi dengan tujuan yang jelas, kegiatan yang jelas dan maksud yang jelas.
2. Jangan hanya meminta dana.Libatkan pejabat atau instansi tersebut dalam kegiatan.Bantuan tidak harus fokus pada uang. Bisa juga pembicara (kalau kegiatannya seminar dll), bisa bantuan transportasi, piagam dan lainnya.
3. Follow up! Jangan dibiarkan mangkrak. Kalau bisa saat memberikan proposal dan surat audiensi mintalah nomor kontak yang bisa dihubungi agar bisa ditanya kejelasannya.
4. Biasanya pihak yang disurati akan memberikan tanggal dan waktu untuk audiensi, maka luangkanlah waktu dan datanglah tepat waktu.
Surat Audiensi
Selain itu, surat audiensi juga merupakan hal yang penting. Karena dari isi surat orang bisa memutuskan apakah akan menerima atau menolak permohonan audiensi tersebut.
Surat audiensi merupakan surat resmi.Sehingga Anda harus benar-benar memperhatikan penulisan surat tersebut.
Adapun unsur yang secara umum harus ada dalam surat audiensi adalah
Bagian-Bagian Umum Surat Audiensi
Dalam membuat Surat Audiensi ini ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan mengenai bagian-bagian umum yang terdapat dalam Surat Audiensi yaitu:
1. Kop Surat (organisasi/instansi pembuat surat)
2. Nomor surat,
3. Lampiran surat (jika ada. Biasanya lampiran berup proposal kegiatan).
4. Perihal atau Hal
5. Keterangan pihak yang dimohonkan izin Audiensi
6.Keterangan waktu Audiensi dilakukan
7. Keterangan tempat audiensi dilakukan
8. Isi permohonan audiensi
9. Nama dan tanda tangan pihak yang mengajukan surat audiensi
Contoh-contoh Surat Audiensi
1. Contoh Surat Audiensi ke Walikota dari Organisasi Intra Kampus
Dalam surat audiensi dari organisasi mahasiswa, jika dilayangkan ke luar kampus, maka biasanya harus ada tanda tangan dekan, atau rektorat sebagai pertanggungjawaban. yang artinya kegiatan itu resmi, diketahui kampus dan tidak liar.
Namun jika itu berasal dari organisasi ekstra kampus seperti misalnya Himpunan Mahasiswa Islam (HMI), Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) dan organisasi mahasiswa luar kampus lainnya tidak perlu memakai tanda tangan pihak kampus.
Berikut contohnya:
————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————-
Medan, 10 Maret 2019
Nomor : 020/03/Panpel-GPL/2019
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Walikota Medan
Di Tempat
Salam Lestari!
Dengan hormat,
Teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Bumi 2019 dengan tema “Bumi Kita Hanya Satu” yang juga akan dirangkai dengan kegiatan “Pawai Budaya untuk Bumi” pada:
Hari/Tanggal : Senin/ 22 April 2019
Tempat : Lapangan Merdeka Medan
Waktu : Pukul 07.00 WIB s/d selesai
Maka kami bermaksud melakukan audiensi dengan Bapak Walikota Medan terkait kegiatan tersebut.
Demikian surat permohonan audiensi ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Panitia Pelaksana Ketua Umum
Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala)
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
Mengetahui
(Tanda tangan)
Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
————————————————————————-
————————————————————————-
2. Contoh Surat Audiensi ke Gubernur
————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————-
Medan, 10 Maret 2019
Nomor : 020/03/Panpel-GPL/2019
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Gubernur Sumatera Utara
Di Tempat
Salam Lestari!
Dengan hormat,
Teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Bumi 2019 dengan tema “Bumi Kita Hanya Satu” yang juga akan dirangkai dengan kegiatan “Pawai Budaya untuk Bumi” pada:
Hari/Tanggal : Senin/ 22 April 2019
Tempat : Lapangan Merdeka Medan
Waktu : Pukul 07.00 WIB s/d selesai
Maka kami bermaksud melakukan audiensi dengan Bapak Walikota Medan terkait kegiatan tersebut.
Demikian surat permohonan audiensi ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Panitia Pelaksana Ketua Umum
Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala)
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
Mengetahui
(Tanda tangan)
Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
————————————————————————-
————————————————————————-
3. Contoh Surat Audiensi ke Presiden
———————————————————————–
KOP SURAT
———————————————————————–
No : 22/EXT/FSBMigas/IX/2015
Hal : Permohonan Audiensi
Lampiran : 1 Berkas
Yth. Presiden Republik Indonesia
Bapak Joko Widodo
di Tempat
Dengan Hormat,
Perkenankan kami, Federasi Serikat Buruh Minyak dan Gas (FSB Migas – KASBI), sebuah federasi serikat pekerja outsourcing di PT. Pertamina dengan anggota sebanyak 3250 orang tersebar di berbagai daerah.
Dalam kesempatan ini kami hendak menyampaikan permohonan audiensi terkait persoalan-persoalan yang terjadi pada Outsourcing di PT. Pertamin (Persero) terutama mengenai status kerja yang sebenarnya juga sudah menjadi rekomendasi Panja DPR RI bulan Oktober 2013 dan terus menjadi perhatian para pihak terkait hingga saat ini.
Persoalan yang paling mengemuka saat ini adalah semakin banyaknya Perusahaan Penyedia Jasa Pekerjaan (PPJP) atau vendor sehingga menimbulkan semakin banyaknya pelanggaran dan mengkebiri hak para buruh Outsourcing di PT Pertamina dan anak perusahaan Pertamina. Persoalan-persoalan tersebut dapat dilihat mulai dari keterlambatan upah, kepesertaan BPJS yang begitu lambat direalisasi di beberapa daerah serta alat pelindung diri yang tidak sesuai dengan standar safety.
Untuk lebih lengkapnya, kami lampirkan kajian “Perlindungan Pekerja/Buruh Alih Daya Dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) PT Pertamina” serta 4 point harapan atau tuntutan mendesak buruh outsourching PT Pertamina (persero) yaitu:
Sentralisasi vendor (PPJP) pada anak perusahaan Pertamina yang kompeten
Standarisasi upah nasional buruh di PT Pertamina
Skala upah berdasarkan masa kerja 0 tahun bukan di tahun 2013
Peningkatan fasilitas kesehatan bagi buruh outsourching Pertamina
Demikian surat ini kami sampaikan agar dapat segera di agendakan audensi untuk mendiskusikan jalan keluar dari permasalahan tersebut.
Atas perhatian dan kesediaannya kami haturkan terima kasih
Pengurus Pusat Federasi Serikat Buruh Migas –KASBI
Iwan Setiawan Adi Ardian
Ketua Umum Sekretaris Jenderal
Tembusan:
Bapak Teten Masduki, Kepala Staf Kepresidenan Republik Indonesia
Pengurus Pusat Konfederasi KASBI
Arsip
————————————————————————
————————————————————————
4. Contoh Surat Audiensi ke BNN
————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————-
Medan, 10 Mei 2019
Nomor : xx/xxx/Panpel-GPL/2019
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Kepala Badan Narkotika Nasional (BNN) Sumut
Di Tempat
Salam Lestari!
Dengan hormat,
Teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Anti Narkotika (HAN) 2019 dengan tema “Bumi Kita Hanya Satu” yang juga akan dirangkai dengan kegiatan Seminar Nasional “Indonesia Tanpa Narkoba” pada:
Hari/Tanggal : Rabu/ 26 Juni 2019
Tempat : Gedung Serbaguna FIB USU
Waktu : Pukul 07.00 WIB s/d selesai
Maka kami bermaksud melakukan audiensi dengan Bapak Kepala BNN Sumut terkait kegiatan tersebut.
Demikian surat permohonan audiensi ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Panitia Pelaksana Ketua Umum
Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala)
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
Mengetahui
(Tanda tangan)
Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
————————————————————————-
————————————————————————-
5.Contoh Surat Audiensi ke Polres
———————————————————————
KOP SURAT
———————————————————————–
Jakarta, 11 November 2018
Nomor : 01/SK/07/2018
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Kepala Polisi Resort Jakarta Barat
di Tempat
Dengan Hormat,
Bersamaan dengan surat audiensi ini kami selaku pengurus Himpunan Mahasiswa Pecinta Alam Universitas Trisakti bermaksud untuk mengajukan permohonan kepada Kapolres Jakarta Barat beserta Jajaran yang insya Allah akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Sabtu, 16 November 2018
Waktu : 09.00 WIB s/d Selesai Acara
Tempat : Polres Jakarta Barat
Demikian Surat Permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas waktu dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tahlia Nacita Sugeng
Ketua Perhimpunan Sekertaris
—————————————————————————–
—————————————————————————–
6. Contoh Surat Audiensi ke Perusahaan Swasta
————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————-
Medan, 10 Maret 2019
Nomor : xx/xxx/Panpel-GPL/2019
Lampiran : 1 Buah Proposal Kegiatan
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak/Ibu Direktur PT Sahabat Alam
Di Tempat
Salam Lestari!
Dengan hormat,
Teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Bumi 2019, kami dari Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala) FIB USU akan melaksanakan kegiatan berupa pawai budaya dan seminar lingkungan pada:
Hari/Tanggal : Senin/ 22 April 2019
Tempat : Gedung Serbaguna FIB USU
Waktu : Pukul 07.00 WIB s/d selesai
Terkait itu, kami bermaksud melakukan audiensi dengan Bapak/Ibu Direktur PT Sahabat Alam terkait kegiatan tersebut.
Seperti yang diketahui, perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin memiliki visi dan misi yang sama dengan organisasi kami terkait penyelamatan lingkungan. Oleh sebab itu kami berfikir, akan melakukan beberapa kerjasama dengan perusahaan Bapak/Ibu.
Beserta surat ini juga kami lampirkan sebuah proposal kegiatan “Pawai Budaya dan Seminar Lingkungan Hari Bumi 2019” tersebut.
Demikian surat permohonan audiensi ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Panitia Pelaksana Ketua Umum
Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala)
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
Mengetahui
(Tanda tangan)
Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
————————————————————————-
————————————————————————-
7. Contoh Surat Audiensi ke Balai Konservasi Sumber Daya Alam (BKSDA)
————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————-
Medan, 10 Maret 2019
Nomor : xx/xxx/Panpel-GPL/2019
Lampiran : 1 Buah Proposal Kegiatan
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Kepala Balai Besar Konservasi dan Sumber Daya Alam (BBKSDA)
Provinsi Sumatera Utara
Di Tempat
Salam Lestari!
Dengan hormat,
Teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Hari Bumi 2019, kami dari Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala) FIB USU akan melaksanakan kegiatan berupa pawai budaya dan seminar lingkungan pada:
Hari/Tanggal : Rabu/ 26 Juni 2019
Tempat : Gedung Serbaguna FIB USU
Waktu : Pukul 07.00 WIB s/d selesai
Terkait itu, kami bermaksud melakukan audiensi dengan Bapak tentang kegiatan tersebut.
Beserta surat ini juga kami lampirkan sebuah proposal kegiatan “Pawai Budaya dan Seminar Lingkungan Hari Bumi 2019” tersebut.
Demikian surat permohonan audiensi ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
(Tanda tangan) (Tanda tangan)
Panitia Pelaksana Ketua Umum
Generasi Muda Pencinta Alam (Gemapala)
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
Mengetahui
(Tanda tangan)
Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
————————————————————————-
————————————————————————-
8. Contoh Surat Audiensi ke Bupati
————————————————————————-
KOP SURAT
————————————————————————-
Kotabumi, 10 November 2018
Nomor : 003.PC-VIII.U-05.02.A-1.11.2018
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Bupati Lampung Utara
Di Tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga dalam menjalankan aktivitas sehari-hari senantiasa mendapatkan Rahmat dan Hidayah dari Allah SWT. Amin.
Sehubungan dengan telah dilaksnakannya Konfrensi Cabang (KONFERCAB) PMII Ke VIII Pengurus Cabang Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PC. PMII) Kotabumi Lampung Utara pada tanggal 22 Oktober 2018 kemarin, yang telah menghasilkan seorang Ketua Umum yang baru Maka kami bermaksud untuk dapat AUDIENSI kepada Bapak Bupati Lampung Utara.
Demikianlah surat Permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wallahul Muwaffieq Ilaa Aqwamith Tharieq
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
Mengetahui,
Pengurus Cabang
Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia
Sukabumi – Jawa Barat
Demikian contoh-contoh surat audiensi ke pejabat dan berbagai instansi. Perlu diketahui, dalam menyampaikan surat audiensi tidak dianjurkan dalam waktu yang mendesak. Sebab instansi akan mengatur jadwal pejabatnya untuk melayani audiensi dari organisasi Anda. Semoga bermanfaat. (Nur Fatimah)