Pelayananpublik.id- Apa yang Anda pikirkan ketika mendengar kata administrasi? Surat menyurat, pemberkasan, ataukah prosedur untuk mengajukan sesuatu?
Ya, kata administrasi memang terdengar biasa dalam kehidupan sehari-hari.
Secara umum, pengertian administrasi adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/tujuan organisasi.
Secara khusus, administrasi adalah bentuk kegiatan tata usaha. Ketatausahaan adalah kegiatan yang sangat penting dalam suatu pekerjaan atau tujuan organisasi.
Terutama suatu hal yang menyangkut peranan informasi sebagai darahnya organisasi.
Dalam pengertiannya yang demikian administrasi biasanya hanya dikaitkan dengan kegiatan-kegiatan ketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan.
Sejarah Perkembangan Administrasi di Indonesia
Dalam perjalanan waktu ilmu administrasi juga terus berkembang di Indonesia. Administrasi diperkenalkan ke Indonesoa pada saat zaman penjajahan Belanda.
Selama tiga setengah abad Indonesia dijajah oleh Belanda, selama itu pula administrasi dikenal sebagai ilmu pengetahuan.
Pada masa ini, administrasi diartikan secara sempit yaitu sebagai pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan dalam bahasa Belanda dikenal sebagai “Administrasi”.
Oleh karena itu, administrasi secara nyata berupa pengarsipan, ekspedisi, pengetikkan, surat menyurat, registrasi dan herregasi yang kesemuanya bersifat tulis menulis yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah “Clerical Work”.
Namun pada saat itu, bangsa Indonesia tidak diberi kesempatan untuk ikut terlibat dalam praktek administrasi negara. Sehingga karenanya tidak ada pengalaman sama sekali untuk mempraktekkan ilmu administrasi negara.
Sifat adminstrasi ketika itu sama dengan sifat-sifat yang mempengaruhi ilmu administrasi di daratan Eropa. Pengaruh konsep kontinental yang menganggap pendidikan hukum sebagai persiapan utama malah kadang-kadang sebagai satu-satunya syarat untuk membentuk seorang administrator, sangat menonjol saat itu.
Sifat ini membuat administasi saat itu sangat legalitik dan normatif, yang pada gilirannya menumbuhkan suatu birokrasi yang steril.
Fungsi Administrasi
Selain itu, administrasi tentu memiliki fungsi penting dalam kehidupan sebuah organisasi bahkan negara. Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut:
– Planning, adalah adminiatrasi sebagai penyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, seperti pengumpilan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
– Organizing, aktivas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah di tetapkan.
– Staffing, misalnya dalam sebuah perusahaan, dibutuhkan tenaga kerja. Maka adninistrasi adalah salahdatu prosedur manajemen yang menyusun personalia dalam perusahaan tersebut.
– Directing, berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah di terapkan semula.
– Coordinating, adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga ada kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
– Reporting adalah menejemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.
– Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.
Unsur Dalam Administrasi
Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada dalam administrasi ketika akan dijalankan dalam sebuah sistem, yakni:
– Organisasi, tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
– Manajemen, alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).
– Komunikasi, administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.
– Kepegawaian, berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
– Keuangan, berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.
– Perbekalan, berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
7. Tata usaha, meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
8. Public Relation, menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Tujuan dan Manfaat Administrasi
Tujuan Administrasi
1. Agar seorang usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya.
2. Agar seorang pelaksana usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.
3. Agar seorang pelaksana usaha dapat menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.
4. Agar seorang pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
Manfaat Administrasi
Administrasi memiliki manfaat bagi organisasi, perusahaan, bahkan negara yang menjalankannya dengan baik. Ada pendapat yang mengatakan administrasi adalah ujung tombak kemajuan sebuah organisasi.
Dengan administasi yang baik bisa diketahui pula tatakelola organisasi berjalan lancar atau tidak.
Adapun manfaat lain dari administrasi adalah:
1. Mengetahui seberapa besar laba usaha. Dengan melakukan administrasi, anda dapat lebih memastikan seberapa besar keuntungan yang anda peroleh tidak dengan cara mengira-ngira, setiap catatan penjualan dan pembelian adalah bukti dan data yang jelas.
2. Menghindari dari resiko kerugian.
Dengan melakukan administrasi, setidaknya anda tidak akan lupa dan salah dalam menetapkan suatu harga penjualan. Hal ini untuk menghindari resiko bila anda tidak menyimpan catatan pembelian dan nota-nota pembelian.
3. Data bagi pengembangan bisnis.
Bila bisnis anda telah menerapkan administrasi dengan baik, maka anda dapat dengan mudah membandingkan besarnya penjualan setiap bulan atau setiap tahun, dan anda dapat dengan mudah mengukur seberapa besar persentase pertumbuhan bisnis anda. Mungkin anda akan mulai mencoba melakukan penambahan modal agar bisnis anda semakin berkembang.
Demikian ulasan lengkap mengenai administrasi, pengertian, sejarah, tujuan hingga manfaatnya. Semoga bermanfaat bagi Anda. (Nur Fatimah)